在创建强大的书面或口头交流时,您必须使用特定的交流概念。 这些指南为选择适合消息目的和目标受众的演示风格和内容提供了指导。 这些准则不仅适用于句子; 它们还适用于各种书面和口头交流,从简单的话语和句子到冗长的出版物或演示文稿。 由于他们对听众的共同关注,无论他们是听众还是读者,这些原则在某种程度上确实存在重叠。 良好沟通的七个最重要的特征是七个 C。 有 有效沟通的 7 C 适用于书面和口头交流。 这些如下:
有效沟通的 7 C
完备性
当发送者在研究了接收者的态度并确保在通信过程中没有遗漏必要的信息后,发送者已经提供了所有必要的信息,这被称为发送者和接收者之间的通信。 发件人应能够通过回答有关澄清所提供信息的相关问题来使收件人满意。 这将导致有效的沟通和准确的信息。 如果发生这种情况,沟通将不会有效。
回答问题是消息完整的另一个方面。 在向潜在客户或您的团队推销或展示后,尝试举行简短的问答环节。 为了更好地了解更广泛的情况,您的听众可能想问您问题。 作为熟练的商务沟通者,您的责任是向听众提供准确的信息并回答任何相关问题。 结果,他们能够获得所有必要的知识,这鼓励他们更明智地决定执行所需的操作。
简明
它需要使用简洁的语言直达主题。 在少量句子中使用精确的信息将被视为一种在接触过程中进行交流的简洁技巧。 如果接收者更关心时间而不是沟通,那么它会更成功。 因此,提供有用的信息将被视为良好的沟通,听众的反应也会是良好的。 首先,与其在不必要的细节上浪费文字,不如尝试快速切入要点。 例如,在撰写外联电子邮件时,您应该提倡简要总结您的观点。
由于您没有使用他们的大量时间,这可以防止收件人感到无聊或烦躁。 相反,如果您的信息简洁明了,他们的反应就更有可能是有利的。 在正式交流中,密切注意信息的简洁和简短非常重要。 简洁是正式沟通的基础之一,也是良好沟通的必要组成部分和前提。 由于它节省的时间,它总是对发件人和收件人都有好处。 短消息使人们更容易理解所说的内容。
考虑
它指的是尊重接受者的心理感知和意识,同时又将接受者的优势放在首位的交流。 该消息以有利的方式强调了收件人的需求、想法和要求。 例如,当政治领导人与公众联系时,他们主要讨论民众的需求和问题,这会对他们试图接触的人群产生直接和情感上的影响。
事实上,这可以使无效的沟通变得有效。 这是一个体贴的举动。 发送者在交流时应考虑听众的观点。 发送者必须理解接收者的想法和情绪。 它表明在交流时需要考虑到听众。 为了在您的沟通中保持考虑,请记住以下几点:
- 明确表示您关心听众。
- 了解他们的感受、困难和需要。
- 确保消息中的语言适合听众。
- 不要试图破坏他们的自尊或感情。
- 考虑到他们的历史、年龄范围、生活方式和其他因素,尝试设计一条您的听众可以认同的信息。
具体性
具体性描述了精确地或通过使用统计数据进行接触的细节。 与宽泛的演讲相比,这对听众的影响更大。 例如,与同类型的其他品牌相比,强调汽车在速度、经济性和美观性方面的性能比概括产品更有效。 在交流中具体和明确优于含糊和笼统。 信心因特异性而增强。 具体消息包括以下内容:
- 它以精确的数字和数据为后盾。
- 它使用直截了当的语言来提高声誉。
- 简洁的消息不会被错误地解释。
- 说话的时候应该非常明确。 良好沟通的一个重要组成部分是具体性。
- 重要的是要清晰和准确,而不是泛泛而谈。 在口头交流中,不能用图表来表达观点,但可以用恰当、准确的语言表达观点。
- 如果消息是有针对性的,它可以节省时间并提高可能性。
明晰
良好沟通的目标是让您的想法和想法进入接收者的头脑。 当使用简单易懂的语言来传达概念而不需要大量交互时,它会很有效。 有效的沟通依赖于清晰度来清除接收者的任何假设。 当您能够将对方的想法和意见融入他们的脑海时,您就可以判断成功的沟通何时达到了目标。 您不希望听到您所说内容的人假设或对您所说的内容有一个模糊的概念。
如果他们这样做,他们将无法执行您希望他们执行的操作,例如注册您的时事通讯或下载电子书。 只有当他们完全理解您的信息时,他们才能采取必要的行动。 当您使用直接的语言与收件人交流时,它可能会发生。 例如,与您的员工进行清晰的沟通非常重要,这样他们才能理解企业实施的新的、复杂的程序。 如果您在您的领域知识渊博,您的听众也会理解您的要点。 请遵循以下准则以提高清晰度:
- 准备好您的信息和您的交付。
- 为避免误解,一次只讨论一个概念。
- 使用简短表格时,请在消息中尽早提及完整表格,并根据需要不断提醒听众。
- 激活你的声音。
- 确保您的措辞清晰易懂。
- 不要包含任何不必要的内容。
让你的故事与主题相关。
礼貌
一句客气话可以为解决人际冲突做出重大贡献。 因此,了解信息接收者的心态以及他们对预期联系的感受对于有效沟通至关重要。 即使当传播者或组织有不同意见时,它仍然具有持久的影响。 然而,它可以在整个谈话过程中温和地带来团结。 例如,尽管存在文化差异,但不同种族群体成员之间的接触可能会因为避免贬低彼此而继续有益。
我们都有权就同一主题发表个人观点。 这些观点不可避免地会有所不同,认清这一现实至关重要。 你应该努力了解听众对你的信息的态度和感受。 与持不同意见的个人或团体打交道时,尽量从不同角度看待情况。 以下是传递体贴信息时要牢记的一些基本想法:
- 保持积极和公正的态度。
- 不要对您的听众做出任何假设或做出仓促的判断。
- 让收件人成为您沟通的焦点,而不是您自己。
- 考虑并考虑信息听众的想法和观点。
不要对某人说负面的话。
正确性
它指的是组织之间或个人与组织之间通信所用语言的真实性。 在口头和非口头交流中适时选择合适的词语时,这一点至关重要。
用于支持通信过程中给出的信息的信息必须是可信赖的集合。
例如,为了进行有效的产品营销,公司人员必须在访问各种市场或消费者时准确沟通。 口头和非口头交流都取决于信息的正确性或事实的准确性。
您必须在适当的时间选择适当的词语,并确保信息来自可靠的来源。 您也不能承受通信中的任何语法错误。 遵守这些准则以确保准确和有效的沟通:
- 通过检查两次来验证消息中使用的所有事实、数据和数字的准确性。
- 在您的消息中,使用适当且正确的语言。
- 让主题专家阅读和编辑您的书面交流或文档。
- 撰写文章时使用互联网语法和拼写检查工具。
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