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प्रभावी संचार के 7 सी

प्रभावी संचार के 7 सी

शक्तिशाली लिखित या मौखिक संचार बनाते समय आपको विशिष्ट संचार अवधारणाओं का उपयोग करना चाहिए। ये दिशानिर्देश प्रस्तुति शैली और संदेश के उद्देश्य और लक्षित दर्शकों के अनुरूप सामग्री चुनने के लिए मार्गदर्शन प्रदान करते हैं। ये दिशानिर्देश केवल वाक्यों पर लागू नहीं होते; वे सरल कथनों और वाक्यों से लेकर लंबे प्रकाशनों या प्रस्तुतियों तक सभी प्रकार के लिखित और मौखिक संचार पर भी लागू होते हैं। दर्शकों के लिए उनकी साझा चिंता के कारण, चाहे वे श्रोता हों या पाठक, सिद्धांत कुछ स्तर पर ओवरलैप करते हैं। अच्छे संचार की सात सबसे महत्वपूर्ण विशेषताएँ सात सी हैं। वहाँ हैं प्रभावी संचार के 7 सी जो लिखित और मौखिक संचार दोनों पर लागू होते हैं। ये इस प्रकार हैं:

संपूर्णता

जब प्रेषक द्वारा प्राप्तकर्ता के दृष्टिकोण का अध्ययन करने के बाद सभी आवश्यक जानकारी प्रदान की जाती है और सुनिश्चित किया जाता है कि संचार के दौरान कोई आवश्यक जानकारी छूटी नहीं है, तो इसे प्रेषक और प्राप्तकर्ता के बीच संचार के रूप में संदर्भित किया जाता है। प्रेषक प्रदान की गई जानकारी के स्पष्टीकरण पर प्रासंगिक प्रश्नों का उत्तर देकर प्राप्तकर्ता को संतुष्ट करने की स्थिति में होना चाहिए। इससे कुशल संचार और सटीक जानकारी प्राप्त होगी। ऐसा होने पर संचार प्रभावी नहीं होगा।

प्रश्नों का उत्तर देना किसी संदेश के पूर्ण होने का दूसरा पहलू है। संभावित ग्राहक या आपकी टीम को पेश करने या प्रस्तुत करने के बाद एक संक्षिप्त क्यू एंड ए सत्र आयोजित करने का प्रयास करें। व्यापक तस्वीर की बेहतर समझ पाने के लिए, आपके दर्शक आपसे प्रश्न पूछना चाह सकते हैं। एक कुशल व्यावसायिक संचारक के रूप में आपकी जिम्मेदारी दर्शकों को सटीक जानकारी प्रदान करना और किसी भी प्रासंगिक प्रश्न का उत्तर देना है। परिणामस्वरूप वे सभी आवश्यक ज्ञान प्राप्त करने में सक्षम होते हैं, जो उन्हें आवश्यक कार्रवाई करने के बारे में अधिक बुद्धिमानी से निर्णय लेने के लिए प्रोत्साहित करता है।

संक्षिप्तता

यह सही बिंदु पर जाने के लिए संक्षिप्त भाषा का उपयोग करने पर जोर देता है। कुछ वाक्यों में सटीक जानकारी के उपयोग को संपर्क के दौरान संप्रेषण की एक संक्षिप्त तकनीक के रूप में माना जाएगा। जहां प्राप्तकर्ता संचार की तुलना में समय से अधिक चिंतित होते हैं, वहां यह अधिक सफल होता है। इसलिए, उपयोगी जानकारी प्रदान करना अच्छा संचार माना जाएगा, और दर्शकों की प्रतिक्रिया भी अनुकूल होगी। सबसे पहले, अनावश्यक विवरण पर शब्दों को बर्बाद करने के बजाय, जल्दी से अपने संदेश के मुद्दे पर पहुंचने का प्रयास करें। उदाहरण के लिए, आउटरीच ईमेल की रचना करते समय, आपको संक्षेप में अपनी बात का सारांश देने की वकालत करनी चाहिए।

इस तथ्य के कारण कि आप उनके बहुत समय का उपयोग नहीं कर रहे हैं, यह प्राप्तकर्ता को ऊबने या चिढ़ने से रोकता है। इसके बजाय, यदि आपका संदेश संक्षिप्त और अच्छी तरह से लिखा गया है, तो उनकी प्रतिक्रिया के अनुकूल होने की अधिक संभावना है। औपचारिक संचार में, यह ध्यान देना महत्वपूर्ण है कि संदेश कितना संक्षिप्त और संक्षिप्त है। चूंकि संक्षिप्तता औपचारिक संचार के मूल सिद्धांतों में से एक है, इसके अतिरिक्त, यह एक आवश्यक घटक है और अच्छे संचार के लिए पूर्व शर्त है। समय की बचत होने के कारण, यह प्रेषक और प्राप्तकर्ता दोनों के लिए हमेशा फायदेमंद होता है। छोटे संदेशों से यह समझना आसान हो जाता है कि क्या कहा जा रहा है।

प्रभावी संचार के 7 सी
प्रभावी संचार के 7 सी

विचार

यह एक संचार को संदर्भित करता है जो प्राप्तकर्ता के लाभ को पहले रखते हुए प्राप्तकर्ता की मानसिक धारणा और जागरूकता का सम्मान करता है। संदेश प्राप्तकर्ताओं की इच्छाओं, विचारों और आवश्यकताओं पर अनुकूल तरीके से जोर देता है। उदाहरण के लिए, जब राजनीतिक नेता जनता से जुड़ते हैं, तो वे मुख्य रूप से जनता की जरूरतों और मुद्दों पर चर्चा करते हैं, जिसका उन लोगों के समूह पर तत्काल और भावनात्मक प्रभाव पड़ता है, जिन तक वे पहुंचने की कोशिश कर रहे हैं।

वास्तव में, यह एक अप्रभावी संचार को प्रभावी बना सकता है। यह एक सोची समझी कार्रवाई है। संचार करते समय प्रेषक को दर्शकों के दृष्टिकोण पर विचार करना चाहिए। प्रेषक को प्राप्तकर्ता के विचारों और भावनाओं को समझना चाहिए। यह संचार करते समय दर्शकों को ध्यान में रखने की आवश्यकता को प्रदर्शित करता है। अपने संचार में विचार बनाए रखने के लिए, निम्नलिखित बातों का ध्यान रखें:

  • यह स्पष्ट करें कि आप दर्शकों की परवाह करते हैं।
  • उनकी भावनाओं, कठिनाइयों और जरूरतों को समझें।
  • सुनिश्चित करें कि आपके संदेश की भाषा दर्शकों के लिए उपयुक्त है।
  • उनके स्वाभिमान या भावनाओं को ठेस पहुंचाने की कोशिश न करें।
  • एक संदेश तैयार करने का प्रयास करें जिसे आपके दर्शक अपने इतिहास, आयु सीमा, जीवन शैली और अन्य कारकों को ध्यान में रखते हुए पहचान सकें।

स्थूलता

संक्षिप्तता उन विवरणों का वर्णन करती है जिनमें संपर्क सटीक रूप से या आंकड़ों का उपयोग करके किया जाता है। व्यापक भाषणों के विपरीत, इसका दर्शकों पर अधिक प्रभाव पड़ता है। एक ही प्रकार के अन्य ब्रांडों की तुलना में, उदाहरण के लिए, गति, अर्थव्यवस्था और सौंदर्यशास्त्र के मामले में एक ऑटोमोबाइल के प्रदर्शन पर बल देना उत्पाद को सामान्य बनाने से ज्यादा प्रभावी होगा। संचार में विशिष्ट और स्पष्ट होने को अस्पष्ट और सामान्य होने के लिए पसंद किया जाता है। विशिष्टता से विश्वास मजबूत होता है। ठोस संदेशों में निम्नलिखित तत्व शामिल हैं:

  • यह सटीक संख्या और डेटा के साथ समर्थित है।
  • यह सीधी-सादी भाषा का प्रयोग करता है जिससे प्रतिष्ठा बढ़ती है।
  • संक्षिप्त संदेशों की गलत व्याख्या नहीं की जाती है।
  • बोलते समय बहुत स्पष्ट होना चाहिए। संक्षिप्तता अच्छे संचार का एक महत्वपूर्ण घटक है।
  • सामान्य होने के बजाय स्पष्ट और सटीक होना महत्वपूर्ण है। मौखिक संप्रेषण में, कोई बिंदु विशिष्ट बनाने के लिए चार्ट और तालिकाओं का उपयोग नहीं कर सकता है, लेकिन कोई उपयुक्त और सटीक भाषा के साथ एक बिंदु बना सकता है।
  • यदि संदेश लक्षित है तो यह समय बचाता है और संभावना बढ़ाता है।
प्रभावी संचार के 7 सी
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स्पष्टता

अच्छे संचार का लक्ष्य अपने विचारों और विचारों को प्राप्तकर्ता के दिमाग में लाना है। जब किसी अवधारणा को संप्रेषित करने के लिए सीधी, आसानी से समझ में आने वाली भाषा का उपयोग किया जाता है, तो बहुत अधिक बातचीत की आवश्यकता नहीं होती है, यह प्रभावी हो सकती है। प्रभावी संचार किसी भी अनुमान के प्राप्तकर्ता के दिमाग को स्पष्ट करने के लिए स्पष्टता पर निर्भर करता है। जब आप दूसरे व्यक्ति के विचारों और विचारों को उनके दिमाग में रखने में सक्षम होते हैं, तो आप यह बता पाएंगे कि सफल संचार ने अपना लक्ष्य कब हासिल किया है। आप नहीं चाहते कि वह व्यक्ति जो आप कह रहे हैं उसे सुने या आप जो कह रहे हैं उसकी एक अस्पष्ट अवधारणा हो।

यदि वे ऐसा करते हैं, तो वे वह नहीं कर पाएंगे जो आप उनसे करवाना चाहते हैं, जैसे आपके न्यूज़लेटर के लिए साइन अप करना या कोई ईबुक डाउनलोड करना। जब वे आपके संदेश को पूरी तरह से समझेंगे तभी वे आवश्यक कार्रवाई कर पाएंगे। जब आप प्राप्तकर्ता के साथ संवाद करने के लिए सीधी भाषा का उपयोग करते हैं, तो ऐसा हो सकता है। उदाहरण के लिए, अपने कर्मचारियों के साथ स्पष्ट रूप से संवाद करना महत्वपूर्ण है ताकि वे व्यवसाय द्वारा लागू की गई नई, जटिल प्रक्रियाओं को समझ सकें। यदि आप अपने क्षेत्र के जानकार हैं, तो आपके श्रोता आपकी मुख्य बात को भी समझेंगे। स्पष्टता बढ़ाने के लिए इन दिशानिर्देशों का पालन करें:

  • अपने संदेश और अपनी डिलीवरी दोनों के साथ तैयार रहें।
  • गलतफहमी से बचने के लिए एक समय में एक ही अवधारणा पर चर्चा करें।
  • लघु रूपों का उपयोग करते समय, अपने संदेश में शुरू से ही पूर्ण रूपों का उल्लेख करें और दर्शकों को आवश्यकतानुसार याद दिलाते रहें।
  • अपनी आवाज सक्रिय करें।
  • सुनिश्चित करें कि आपका शब्द स्पष्ट और समझने योग्य है।
  • ऐसा कुछ भी शामिल न करें जो जरूरी न हो।

अपनी कहानियों को विषय के अनुरूप रखें।

शिष्टाचार

एक दयालु शब्द पारस्परिक संघर्षों के समाधान में महत्वपूर्ण योगदान दे सकता है। इसलिए, कुशल संचार के लिए सूचना प्राप्तकर्ताओं की मानसिकता को समझना और साथ ही साथ वे इच्छित कनेक्शन के बारे में कैसा महसूस करते हैं, यह महत्वपूर्ण है। यहां तक ​​कि जब संचार व्यक्तियों या संगठनों की अलग-अलग राय होती है, तब भी इसका स्थायी प्रभाव होता है। हालाँकि, यह धीरे-धीरे बातचीत के दौरान एकता ला सकता है। उदाहरण के लिए, सांस्कृतिक भिन्नताओं के बावजूद, विभिन्न जातीय समूहों के सदस्यों के बीच संपर्क एक दूसरे को नीचा दिखाने से बचकर लाभकारी बना रह सकता है।

हम सभी को एक ही विषय पर अपने व्यक्तिगत दृष्टिकोण का अधिकार है। इस तरह के दृष्टिकोण अनिवार्य रूप से भिन्न होंगे, और इस वास्तविकता को पहचानना महत्वपूर्ण है। आपको अपने संदेश के बारे में श्रोताओं के दृष्टिकोण और भावनाओं को समझने का प्रयास करना चाहिए। अलग-अलग राय रखने वाले व्यक्तियों या समूहों के साथ बातचीत करते समय स्थिति को विभिन्न कोणों से देखने का प्रयास करें। विचारशील संदेश देते समय ध्यान में रखने योग्य कुछ आवश्यक विचार यहां दिए गए हैं:

  • सकारात्मक और निष्पक्ष रवैया बनाए रखें।
  • अपने दर्शकों के बारे में कुछ भी अनुमान न लगाएं या त्वरित निर्णय न लें।
  • प्राप्तकर्ता को अपने बजाय अपने संचार का ध्यान केंद्रित करें।
  • संदेश के दर्शकों के विचारों और दृष्टिकोणों के बारे में सोचें और उन्हें ध्यान में रखें।

किसी के बारे में नकारात्मक बातें ना करें।

प्रभावी संचार के 7 सी
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यथार्थता

यह संगठनों या उनके साथ व्यक्तियों द्वारा पत्राचार में प्रयुक्त भाषा की सत्यता को संदर्भित करता है। मौखिक और अशाब्दिक संचार में सही समय पर उचित शब्दों का चयन करते समय, यह महत्वपूर्ण है।
संचार के दौरान दी गई जानकारी का समर्थन करने के लिए उपयोग की जाने वाली जानकारी एक विश्वसनीय संग्रह होना चाहिए।
उदाहरण के लिए, प्रभावी उत्पाद विपणन के लिए, फर्म कर्मियों को विभिन्न बाजारों या उपभोक्ताओं का दौरा करते समय सटीकता के साथ संवाद करना चाहिए। मौखिक और गैर-मौखिक संचार दोनों सूचना की शुद्धता या तथ्यात्मक सटीकता पर निर्भर करते हैं।

आपको उचित समय पर उचित शब्दों का चयन करना चाहिए और यह सुनिश्चित करना चाहिए कि जानकारी विश्वसनीय स्रोत से आ रही है। आप अपने पत्राचार में कोई व्याकरण संबंधी गलती भी बर्दाश्त नहीं कर सकते। सटीकता और कुशल संचार सुनिश्चित करने के लिए इन दिशानिर्देशों का पालन करें:

  • मैसेज में इस्तेमाल किए गए सभी फैक्ट्स, डेटा और फिगर्स को दो बार चेक करके उनकी एक्यूरेसी को वेरिफाई करें।
  • अपने संदेश में उचित और सही भाषा का प्रयोग करें।
  • अपने लिखित संचार या दस्तावेज़ को पढ़ने और संपादित करने के लिए विषय वस्तु विशेषज्ञ प्राप्त करें।
  • लेख लिखते समय इंटरनेट व्याकरण और वर्तनी जाँच उपकरणों का उपयोग करें।

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