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प्रोफेशनल ईमेल लिखने के 10 टिप्स | उत्कृष्ट ईमेल लेखन युक्तियाँ

प्रोफेशनल ईमेल लिखने के 10 टिप्स | उत्कृष्ट ईमेल लेखन युक्तियाँ

पेशेवर ईमेल लिखने के 10 टिप्स: ईमेल लिखना लगभग हर पेशे का एक हिस्सा और पार्सल है जिसे आप अपना सकते हैं। और यह एक ऐसा काम है जो काफी हद तक आपके नेटवर्किंग वॉल्यूम को निर्धारित करता है। प्रभावी, प्रभावशाली और चापलूसी भरे ईमेल लिखने में सक्षम होना महत्वपूर्ण है जो आपको सर्वोत्तम प्रकाश में चित्रित करता है। यहां दस उत्कृष्ट ईमेल लेखन युक्तियों की सूची दी गई है जो आपको बेहतर ईमेल लिखने में मदद कर सकती हैं।

संक्षिप्त एवं विषय पर रहें

पेशेवर ईमेल लिखने के बारे में पहला नियम यह है कि वे वैसे नहीं हैं जैसे उन्होंने आपसे स्कूल में लिखे थे। आपको यहां लंबाई के लिए अंक नहीं मिलते हैं। दरअसल, एक ईमेल का उद्देश्य जितना संभव हो उतना संक्षेप में कुछ लिखना है। नेटवर्किंग की भारी मात्रा के साथ, आपको यह ध्यान रखना चाहिए कि न तो आपके पास और न ही पाठक के पास ऊपर से नीचे तक लंबे ईमेल पढ़ने का समय है। संक्षिप्त होना अत्यंत महत्वपूर्ण है।

ज्यादा चापलूसी में लिप्त न हों

लोग कभी-कभी औपचारिकता को चापलूसी समझने की भूल कर बैठते हैं। लेकिन यह कभी भी अच्छा विचार नहीं है। कोई भी चापलूसी के माध्यम से लगभग तुरंत देख सकता है और यह बिल्कुल भी अच्छा प्रभाव नहीं डालता है। इसलिए किसी के पिछले कर्मों के लिए या अन्यथा फालतू विशेषणों के साथ उसकी प्रशंसा न करें। यथासंभव कम से कम शब्दों में अपनी रुचि व्यक्त करें। हालांकि, इसका मतलब यह नहीं है कि आप किसी के लिए अपना सम्मान व्यक्त नहीं करते हैं - आपको इसे सावधानीपूर्वक और सूक्ष्मता से करने की आवश्यकता है।

प्रोफेशनल ईमेल लिखने के 10 टिप्स | उत्कृष्ट ईमेल लेखन युक्तियाँ
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अभिवादन में उपयुक्त लिंग का प्रयोग करें

आधुनिक दुनिया में आप जो सबसे बड़ी गलतियां कर सकते हैं, उनमें से एक गलत लिंग संदर्भों का उपयोग करना है। किसी को सत्ता में (या अन्यथा) पुरुष न मानें और 'आदरणीय महोदय' लिखें। इसके बजाय, उन लोगों के लिंग का पता लगाने का प्रयास करें जिन्हें आप लिखते हैं। एक कदम आगे बढ़ें और उन सर्वनामों पर ध्यान दें जिन्हें वे पसंद करते हैं - गैर-द्विआधारी सर्वनाम वरीयता वाले अधिकांश लोग उन्हें अपने सोशल मीडिया पर अपडेट करते हैं।

निजी बातों को लेकर हड़बड़ी करने से बचें

औपचारिक मेल लिखने के बारे में पहला नियम यह है कि कुछ भी व्यक्तिगत स्वीकार्य नहीं है। परिवार या दोस्तों, या आपके निजी जीवन के बारे में कुछ भी इसे आपके ईमेल में शामिल नहीं करना चाहिए। आप जिस व्यक्ति को लिख रहे हैं उसके लिए भी यही सच है - उनके निजी जीवन के बारे में कुछ भी संदर्भ न दें। अधिकतर नहीं, इन चीजों को अच्छी तरह से नहीं लिया जाता है और वे आपके व्यावसायिकता पर खराब असर डालते हैं। व्यक्तिगत सर्वनामों के प्रयोग से भी बचें।

अपना संक्षिप्त परिचय देना न भूलें

बहुत से लोग दैनिक आधार पर बड़ी संख्या में ईमेल प्राप्त करते हैं और सैकड़ों लोगों के साथ काम करते हैं। साथ ही, कई लोगों के पास सख्त शेड्यूल होते हैं जो ईमेल का जवाब देने में खर्च करने के लिए अपना समय सीमित करते हैं। इस प्रकार, भले ही वे आपको जानते हों, हो सकता है कि वे आपको तुरंत केवल नाम से न पहचानें। इस मामले में करने के लिए सबसे अच्छी बात यह है कि दो या तीन पंक्तियों में अपना परिचय दें, अपनी कंपनी का संदर्भ दें और आप उन्हें कैसे जानते हैं।

प्रोफेशनल ईमेल लिखने के 10 टिप्स | उत्कृष्ट ईमेल लेखन युक्तियाँ
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विस्मयादिबोधक चिह्न और इमोजीस से बचें

औपचारिक ईमेल लिखते समय, आप अंत में उस अतिरिक्त स्माइली इमोजी को जोड़ने के लिए ललचा सकते हैं क्योंकि आप बोलचाल की भाषा के आदी हैं। लेकिन जब व्यावसायिक भाषा की बात आती है तो यह सख्त नो-नो है। भावनाओं को व्यक्त करने के लिए उपयोग किए जाने वाले किसी अन्य विराम चिह्न पर विस्मयादिबोधक चिह्नों को भी ईमेल से बाहर रखा जाता है। याद रखें कि आप एक कंपनी का प्रतिनिधित्व करते हैं और यह कि आप एक व्यक्ति के रूप में नहीं लिख रहे हैं।

कुछ भी विवादास्पद या आपत्तिजनक न लिखें

ईमेल उस तरह के दस्तावेज़ होते हैं जिन्हें आप उन लोगों को भेजते हैं जिन्हें आप व्यक्तिगत रूप से नहीं जानते होंगे। इस प्रकार, आपके हास्य के ब्रांड की बहुत अच्छी तरह से व्याख्या नहीं की जा सकती है। इसलिए बेहतर है कि कंटेंट के साथ कोई रिस्क न लें। समाज के किसी भी वर्ग के लिए आपत्तिजनक, अश्लील या नीचा दिखाने वाली कोई भी बात चार्ट से बाहर है। समाचार में ऐसी सामग्री या अन्यथा जो धूम मचा रही हो, से भी बचना चाहिए। अंत में किसी भी तरह के और असभ्य भाषा के अपशब्द भी भयानक प्रभाव डालते हैं।

अपने स्वर के प्रति सचेत रहें

हर ईमेल का एक स्वर होता है, और जब भी आप कोई ईमेल लिखते हैं तो आपको इसका ध्यान रखना चाहिए। वरिष्ठों को लिखते समय, आपका लहजा औपचारिक और सम्मानपूर्ण होना चाहिए, लेकिन कनिष्ठों को लिखते समय, यह दृढ़, कमांडिंग लेकिन विनम्र होना चाहिए। ग्राहकों और अन्य पार्टियों के लिए, आपके लहज़े को बहुत अधिक भड़कीले बिना आपके सम्मान को व्यक्त करना चाहिए। मूल रूप से, आपका लहजा पाठक के साथ आपके संबंध से मेल खाना चाहिए और सुसंगत भी होना चाहिए।

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स्पष्ट, उद्देश्यपूर्ण लेकिन आकर्षक विषय पंक्तियां लिखें

ईमेल का प्रारूप ऐसा होता है कि पाठक को सबसे पहले और केवल विषय ही दिखाई देता है। इसलिए, यह अनिवार्य रूप से पाठक पर पहली छाप बनाता है, और यह छाप आपकी है। इसलिए यदि आप ध्यान आकर्षित करने के लिए किसी को मेल कर रहे हैं, तो विषय आकर्षक होना चाहिए। अन्य विचारों के बावजूद, विषय पंक्ति को कम से कम संभव शब्दों में यह बताना चाहिए कि उसे क्या बताना है।

कार्रवाई के लिए एक प्रभावी कॉल शामिल करें

चाहे आप किसी बॉस, सहकर्मी, जूनियर, क्लाइंट या न्यूज़लेटर के हिस्से के रूप में लिख रहे हों, अपने पाठक को कार्रवाई करने के लिए प्रोत्साहित करना महत्वपूर्ण है। जब तक आप एक निष्क्रिय उत्तर नहीं दे रहे हैं, तब तक आपको अपने पाठक को अपनी वांछित कार्यवाही का पालन करने के लिए संकेत देना होगा। ऐसा करने का एक शानदार तरीका यह है कि आप अपने ईमेल के अंत में एक कॉल टू एक्शन शामिल करें ताकि यह पाठक की स्मृति में बना रहे और आपके पास पाठक को समझाने के लिए पर्याप्त जगह हो।

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