10 conseils pour rédiger des e-mails professionnels | Excellents conseils de rédaction d'e-mails

10 conseils pour rédiger des e-mails professionnels : la rédaction d'e-mails fait partie intégrante de pratiquement toutes les professions que vous pouvez exercer. Et c'est un travail qui détermine, dans une large mesure, votre volume de mise en réseau. Il est important de pouvoir rédiger des e-mails efficaces, percutants et flatteurs qui vous présentent sous le meilleur jour possible. Voici une liste de dix excellents conseils de rédaction d'e-mails qui pourraient vous aider à rédiger de meilleurs e-mails.

Soyez concis et précis

La première règle concernant la rédaction d'e-mails professionnels est qu'ils ne ressemblent en rien à ceux qu'ils vous ont fait écrire à l'école. Vous n'obtenez pas de points pour la longueur ici. En effet, le but d'un e-mail est d'écrire quelque chose aussi brièvement que possible. Avec la quantité de réseautage à faire, vous devez garder à l'esprit que ni vous ni le lecteur n'avez le temps de lire de longs e-mails de haut en bas. Il est de la plus haute importance d'être concis.

Ne vous laissez pas aller à trop de flatteries

Les gens confondent parfois la formalité avec la flatterie. Mais ce n'est jamais une bonne idée. N'importe qui peut voir à travers la flatterie presque immédiatement et cela ne fait pas du tout bonne impression. Alors ne continuez pas à louer quelqu'un pour ses actes passés ou autrement avec des adjectifs extravagants. Transmettez votre intérêt avec le moins de mots possible. Cependant, cela ne signifie pas que vous n'exprimez pas votre estime pour quelqu'un – vous devez juste le faire avec soin et subtilité.

Utilisez les genres appropriés dans les salutations

L'une des plus grandes erreurs que vous puissiez commettre dans le monde moderne est d'utiliser des références de genre incorrectes. Ne présumez pas que quelqu'un en position d'autorité (ou autre) est un homme et écrivez "Respecté Monsieur". Au lieu de cela, prenez soin de connaître le sexe de ceux à qui vous écrivez. Allez plus loin et notez les pronoms qu'ils préfèrent - la plupart des personnes ayant des préférences de pronoms non binaires les mettent à jour sur leurs réseaux sociaux.

Évitez de radoter sur des choses personnelles

La première règle concernant la rédaction d'un courrier officiel est que tout ce qui est personnel n'est pas recevable. Tout ce qui concerne la famille ou les amis, ou votre vie personnelle ne devrait pas figurer dans votre e-mail. Il en va de même pour la personne à qui vous écrivez – ne faites aucune référence à sa vie personnelle. Le plus souvent, ces choses ne sont pas bien prises et elles reflètent mal votre professionnalisme. Évitez également d'utiliser des pronoms personnels.

Pensez à vous présenter brièvement

De nombreuses personnes reçoivent quotidiennement un énorme afflux d'e-mails et travaillent avec des centaines de personnes. De plus, beaucoup ont des horaires stricts qui limitent le temps qu'ils consacrent à répondre aux e-mails. Ainsi, même s'ils vous connaissent, ils ne vous reconnaîtront peut-être pas immédiatement uniquement par votre nom. La meilleure chose à faire dans ce cas est de vous présenter en deux ou trois lignes, en faisant référence à votre entreprise et à la façon dont vous la connaissez.

Évitez les points d'exclamation et les emojis

Lorsque vous écrivez des e-mails formels, vous pourriez être tenté d'ajouter cet emoji souriant supplémentaire à la fin, car vous êtes habitué au langage familier. Mais c'est strictement interdit en matière de langage des affaires. Les points d'exclamation sur toute autre ponctuation utilisée pour exprimer des émotions sont également mieux gardés hors de l'e-mail. N'oubliez pas que vous représentez une entreprise et que vous n'écrivez pas en tant qu'individu.

N'écrivez rien de controversé ou d'offensant

Les e-mails sont des documents du type que vous envoyez à des personnes que vous ne connaissez peut-être pas personnellement. Ainsi, votre marque d'humour peut ne pas être très bien interprétée. Il vaut donc mieux ne prendre aucun risque avec le contenu. Tout ce qui est offensant, vulgaire ou dégradant pour n'importe quel segment de la société est hors normes. Les sujets d'actualité ou autres qui font le buzz doivent également être évités. Enfin, les jurons de toutes sortes et le langage grossier font également une terrible impression.

Soyez conscient de votre ton

Chaque e-mail a un ton, et vous devez en tenir compte chaque fois que vous écrivez un e-mail. Lorsque vous écrivez aux seniors, votre ton doit être formel et respectueux, mais lorsque vous écrivez aux juniors, il doit être ferme, autoritaire mais poli. Pour les clients et les autres parties, votre ton doit transmettre le respect que vous avez sans être trop fleuri. Fondamentalement, votre ton doit correspondre à la relation que vous entretenez avec le lecteur et doit également être cohérent.

Rédigez des lignes d'objet nettes, utiles mais accrocheuses

Le format de l'e-mail est tel que la ligne d'objet est la première et la seule chose qui apparaît au lecteur. Par conséquent, il fait nécessairement la première impression sur le lecteur, et cette impression est à vous de créer. Donc, si vous envoyez un mail à quelqu'un pour attirer l'attention, le sujet doit être accrocheur. Indépendamment d'autres considérations, la ligne d'objet doit transmettre ce qu'elle doit faire dans le minimum de mots possible.

Inclure un appel à l'action efficace

Que vous écriviez à un patron, un collègue, un junior, un client ou dans le cadre d'une newsletter, il est important d'inciter votre lecteur à l'action. À moins que vous ne donniez une réponse passive, vous devez inviter votre lecteur à suivre le plan d'action souhaité. Une excellente façon de le faire est d'inclure un appel à l'action à la fin de votre e-mail afin qu'il reste dans la mémoire du lecteur et que vous ayez suffisamment d'espace devant lui pour convaincre le lecteur également.

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